ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

ระบบและวิธีการเชิงระบบ 


ระบบ เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ ที่ทำหน้าที่ของตนเอง และมีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้  โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ได้ ทั้งนี้ทุกระบบจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการคือ 1) ปัจจัยนำเข้า (input) ได้แก่ จุดมุ่งหมาย ทรัพยากร ปัญหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) ได้แก่ ขั้นตอนการทำกิจกรรมหรือการดำเนินงาน และ 3) ผลลัพธ์ (output) ซึ่งเป็นผลงานหรือผลผลิตที่ได้    ส่วนวิธีการเชิงระบบ (systematic approach) หรือวิธีระบบ (system approach) หรือเรียกได้    อีกอย่างหนึ่งว่าการจัดระบบ เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหา เพื่อเพิ่ม      ประสิทธิภาพของงาน   โดยวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง      พัฒนาวิธีการบริหารจัดการและประเมินผลที่ได้ เพื่อปรับปรุงงาน  จนกว่าจะมีประสิทธิภาพตามต้องการ  (รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543; เฉลียว บุรีภักดี, 2542)
          ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ     การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ  ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง     อันนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลองใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
          การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์ระบบ (system analysis) ซึ่งเป็นการพิสูจน์องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในของระบบ เพื่อหาปัญหาในการออกแบบระบบและการกำหนดหน้าที่ของระบบ (Heinich, Molenda & Russell, 1989) หรือเป็นวิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง โดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขระบบนั้น ด้วยการศึกษา ตรวจสอบ พิจารณาแยกแยะองค์ประกอบย่อย หน้าที่และความสัมพันธ์ เพื่อหาปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษาและหาวิธีการแก้ไข
          วิธีการเชิงระบบที่ใช้วิเคราะห์ระบบมีการดำเนินงาน 8 ขั้นตอน ซึ่งประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์ (2537) กล่าวไว้ดังนี้คือ 1) ปัญหา (identify problem) รวบรวมสิ่งที่เป็นปัญหา 2) จุดมุ่งหมาย (objective) กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการแก้ปัญหา 3) ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ (constraints) พิจารณาขอบเขตเพื่อการศึกษาข้อจำกัด   ระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ     4) ทางเลือก (alternative) ค้นหาและเลือกวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (selection) หาทางแก้ปัญหาที่จะสามารถแก้ปัญหาได้จริง 6) การทดลองปฏิบัติ (implementation) ทดลองปฏิบัติกับกลุ่มย่อย 7) การประเมินผล (evaluation) หาจุดดีจุดด้อย  และ 8) การปรับปรุงแก้ไข (modification) ปรับปรุงส่วนที่บกพร่อง และนำส่วนดีไปปฏิบัติ   อย่างไรก็ตาม รสสุคนธ์ มกรมณี (2543)  อธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ 8 ขั้นตอน แตกต่าง    ไปบ้างเล็กน้อย คือ 1) การระบุปัญหา 2) การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือความจำเป็นในการ      ดำเนินงานแก้ไขปัญหา 3) การเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ  พิจารณาขอบเขตการศึกษาข้อจำกัด และระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) การค้นหาทางเลือก วิเคราะห์ทางเลือก และเลือกวิธีการต่างๆ สำหรับการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาและตัดสินใจกำหนดทางเลือกที่มีความเป็นไปได้สูงในการแก้ปัญหาได้สำเร็จ 6) การออกแบบวิธีหรือระบบที่ใช้ในการ        แก้ปัญหา 7) การนำวิธีหรือระบบไปใช้แก้ปัญหา และ 8) การประเมินผลการแก้ปัญหา และการตรวจสอบย้อนกลับหากผลที่ได้ไม่เป็นที่พอใจ
          ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ (กิดานันท์ มลิทอง, 2540; รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543) สามารถสรุปได้ 10 ขั้นตอน ดังนี้คือ
     ขั้นที่ 1  การกำหนดปัญหา เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณาก่อนหรือหลัง
     ขั้นที่ 2  การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
     ขั้นที่ 3  การวิเคราะห์ทางเลือก เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
     ขั้นที่ 4  การกำหนดความเป็นไปได้ เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
     ขั้นที่ 5  การพัฒนาโครงสร้างของระบบ เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
     ขั้นที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
     ขั้นที่ 7  การออกแบบระบบ เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
     ขั้นที่ 8  การพัฒนาโครงการ เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม      รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
     ขั้นที่ 9  การนำระบบไปใช้งาน โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ   ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
     ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
          ดังนั้น วิธีการเชิงระบบ หรือวิธีระบบ หรือ การจัดระบบ จึงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้การดำเนินงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรกะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มีการระบุความต้องการหรือกำหนดปัญหา ค้นหาคำตอบหรือวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ทำการเลือกคำตอบ ทางเลือกหรือวิธีการต่างๆ แล้วนำไปใช้จนได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง โดยผลลัพธ์ที่ได้มีการประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดไว้ในส่วนต่างๆ ของระบบ จนได้รับผลตามความต้องการอย่างครบถ้วน  ซึ่งเมื่อพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้เปรียบเทียบกับรูปแบบการแก้ปัญหาทั่วไปที่กล่าวมาแล้วในตอนต้น จะเห็นได้ว่าวิธีการเชิงระบบระบบเป็นรูปแบบหนึ่งของกระบวนการแก้ปัญหา จากคุณลักษณะต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาเหล่านี้ ทำให้ผู้วิจัยเห็นว่าวิธีการเชิงระบบมีประโยชน์และเหมาะสมสำหรับนำมาประยุกต์ใช้เป็นพื้นฐาน ในการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนารูปแบบการแก้ปัญหาเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและการเรียนรู้ให้เกิดประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี

             ระบบสารสนเทศเป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารจำนวนมาก  การทำงานในรูปแบบการทำด้วยมือ  จะต้องใช้เวลาในการประมวลผลนาน  และขาดความน่าเชื่อถือ  ต่อมาจึงมีการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยกานนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในรูปแบบระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์  ส่งผลให้ทำงานได้รวดเร็ว  และสารสนเทศที่ได้ก็มีความถูกต้องมากขึ้น  ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในปัจจุบันได้แก่  การยืม  การคืนหนังสือในห้องสมุด  การเก็บรวบรวมรายชื่อหนังสือ และการทำบัตรรายการ

ความหมายและลักษณะของระบบสารสนเทศ

             ระบบสารสนเทศเป็นการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศอย่างเป็นลำดับขั้นตอน จนทำให้เกิดระบบสารสนเทศขึ้น  ข้อมูล  สารสนเทศ  และระบบสารสนเทศมีความหมายดังนี้

ข้อมูล  (Data)  คือ ข้อเท็จจริงที่ได้จากการรวบรวมข้อมูล  ซึ่งมีทั้งที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร  ข้อความ  ตัวเลข  รูปภาพ  และเสียง

            

สารสนเทศ  (Information)  คือ  ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล  เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ  เช่น  เกรดเฉลี่ยของนักเรียน  ยอดขายประจำเดือน  และสถิติการขาดงาน

ระบบสารสนเทศ  (Information  System)  คือ  กระบวนการรวบรวม  บันทึก  ประมวลผล  ข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ  และแจกจ่ายสารสนเทศ  เพื่อใช้ในการวางแผน  ควบคุมการทำงานและช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ

               

                








ระบบสารสนเทศมีกระบวนการทำงาน  ตัวอย่างระบบสารสนเทศ  และลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี  ดังนี้

กระบวนการทำงาน

                                            

                ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกระบวนการทำงานหลัก ๆ ดังต่อไปนี้

1.  การนำข้อมูลเข้า  (Input)  เป็นการนำข้อมูลดิบ (Data)  ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ  เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ  เช่น  บันทึกรายการขายรายวัน  บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน  และจำนวนนักเรียนที่ศึกษาในระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่  4

2.  การประมวลผลข้อมูล  (Process)  เป็นการคิด  คำนวณ  หรือแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ  อาจทำได้ด้วยเรียงลำดับ  การคำนวณ  การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบ  ตัวอย่างการประมวลผล  เช่น  การคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง  กานับจำนวนวันหยุดราชการบนปฏิทินและการหาค่าเฉลี่ยความสูงของนักเรียนทั้งห้องเรียน

3.  การแสดงผล  (Output)  เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ  เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ

4.  การจัดเก็บข้อมูล  (Storage)  เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ  เนื่องจากการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงนำไปประมวลผล  หรือสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลก็ต้องจัดเก็บเพื่อนำไปเปรียบเทียบกับสารสนเทศที่จะเกิดขึ้นในอนาคต  โดยวัตถุประสงค์หลักของการจัดเก็บ  คือ  เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคตนั่นเอง

                ตัวอย่างระบบสารสนเทศของจำนวนผู้ยืมหนังสือยอดนิยม  5  อันดับแรกจากห้องสมุดในระยะเวลา  6  เดือน  มีดังนี้ 

1.              การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ  สามารถทำได้ด้วยการจดบันทึกรายการหนังสือที่มีผู้ยืมมากที่สุด  5  ลำดับ  โดยจัดเก็บในรูปแบบตารางข้อมูลจำนวนผู้ยืมหนังสือ

ชื่อหนังสือ	ม.ค.	ก.พ.	มี.ค.	เม.ย.	พ.ค.	มิ.ย.
เก่งคอมพิวเตอร์ง่ายนิดเดียว	18	10	26	5	22	6
ความสุขของกะทิ	30	15	8	15	7	20
เคล็ดลับอัจฉริยะระดับโลก	18	10	21	5	24	13
ยุ่งรักยัยตัวแสบ	25	30	8	12	18	4
แฮร์รี่ พอตเตอร์ กับเครื่องรางยมทูต	25	32	17	10	18	19

ตารางข้อมูลจำนวนผู้ยืมหนังสือ

                2. การประมวลผลจากข้อมูลในตาราง  โดยนำจำนวนผู้ยืมหนังสือมารวบรวมเป็นจำนวนผู้ยืมในระยะเวลา 6  เดือน  และเรียงลำดับข้อมูลตามความนิยม

                3.  การแสดงผลด้วยการจัดทำเป็นสารสนเทศ  โดยจัดทำในรูปแบบต่าง ๆ  เช่น  ตารางสารสนเทศลำดับหนังสือยอดนิยมและแผนภูมิแท่งแสดงรายการหนังสือยอดนิยม

ลำดับยอดนิยม	ชื่อหนังสือ	จำนวนผู้ยืมในระยะเวลา  6  เดือน
1	แฮร์รี่ พอตเตอร์ กับเครื่องรางยมทูต	121
2	ยุ่งรักยัยตัวแสบ	97
3	ความสุขของกะทิ	95
4	เคล็ดลับอัจฉริยะระดับโลก	91
5	เก่งคอมพิวเตอร์ง่ายนิดเดียว	87
ตารางสารสนเทศลำดับหนังสือยอดนิยม

             4.  การจัดเก็บสารสนเทศ  สามารถจัดเก็บไว้ในรูปแบบของไฟล์งานเอกสาร  โดยบันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์

ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดี

             จากตัวอย่างของระบบสารสนเทศจะเห็นได้ว่า  สารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศมีหลากหลายรูปแบบ  ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ดีจึงต้องพิจารณาถึงสิ่งต่อไปนี้

             1. เชื่อถือได้  (Reliable)  ระบบสารสนเทศที่มีความเชื่อถือได้  โดยพิจารณาจาก

                      *  ความถูกต้องแม่ยำ  (Accurate)  ระบบสารสนเทศต้องมีการประมวลผลข้อมูลได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ  กล่าวคือ  เมื่อคำนวณด้วยวิธีเดิมหลาย ๆ  ครั้ง  จะต้องได้ผลลัพธ์เท่าเดิมทุกครั้ง                        
                      *  ความสมบูรณ์ครบถ้วน  (Complete)  ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีฟังก์ชัน การทำงานครบถ้วน  เพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ระบบได้มากที่สุด

             2.  เข้าใจง่าย  (Simple)  ระบบสารสนเทศที่ดีต้องใช้งานง่าย  ใช้เวลาในการใช้งานไม่นาน

             3.  ทันต่อเวลา  (Timely)  ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศให้ทันต่อเหตุการณ์  มีระยะเวลาการรอคอยไม่นาน

             4.  คุ้มราคา  (Economical)  ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้งานต้องให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากับการลงทุน

             5.  ตรวจสอบได้  (Verifiable)  ระบบสารสนเทศต้องสามารถตรวจสอบผลลัพธ์จากการประมวลผลได้ว่า  ผลลัพธ์นั้นหามาได้อย่างไร

             6.  ยืดหยุ่น  (Flexible)  ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบันได้  เช่น  เมื่อมีการเปลี่ยนกฎหมายให้เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม  ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องตรงตามกฎหมาย  หรือสามารถขยายขีดความสามารถให้รองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้

             7.  สอดคล้องกับความต้องการ  (Relevant)  ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน  สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้

             8.  สะดวกในการเข้าถึง  (Accessible)  ระบบสารสนเทศต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

             9.  ปลอดภัย  (Secure)  ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัย  เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต  หรือต้องมีแผนการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูลที่อาจเกิดความเสียหายจากการใช้งานได้ 


อ้างอิง
http://www.gotoknow.org/blogs/posts/73282